Wirtualne biuro to usługa ciesząca się coraz większą popularnością. Choć nasz kraj jeszcze nie dogonił Wielkiej Brytanii czy Niemiec, to coraz więcej przedsiębiorców wie, ile zyskać może poprzez takie rozwiązanie.
Idea wirtualnego biura
Wirtualne biuro to usługa polegająca na pełnym outsourcingu biurowej obsługi bez konieczności obecności fizycznej w konkretnym miejscu. Cambridge Business English Dictionary definiuje tę formę działalności jako taką, która opiera się na komunikacji przez telefon, pocztę elektroniczną czy internet i jest przeznaczona dla ludzi zdyscyplinowanych oraz tych, którzy mają mocną etykę pracy. Cała idea wirtualnego biura narodziła się w roku 1994. Ralph Gregory doszedł do wniosku, że technologiczny i komunikacyjny rozwój jest na tyle duży, że właściciele firm nie muszą stale przebywać za biurkiem i płacić wysokich stawek wynajmu stacjonarnych siedzib. Sam też założył własną firmę outsourcingową, która już po roku cieszyła się niezwykłą popularnością.
Jak to było kiedyś, a jak jest dziś?
Pierwotne wirtualne biura funkcjonowały na zasadzie udostępniania adresu, pod którym rejestrowała się dana firma. Tworzono je dla tych przedsiębiorców, którzy dążyli do zminimalizowania kosztów prowadzonej działalności. Dziś wirtualne biura funkcjonują w wielu krajach Europy, także w Polsce, a ich oferta z roku na rok staje się coraz bardziej atrakcyjna.
Stale rosnąca popularność
Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z zewnętrznej obsługi outsourcingu w zakresie rekrutacji, księgowości, IT, czy hostingu. Uniknięcie konieczności zatrudniania nowych, wykwalifikowanych osób, oszczędność czasu, a dodatkowo profesjonalna pomoc i obsługa to tylko kilka korzyści jakie niosą za sobą wirtualne biura. W naszym kraju biura na wynajem to wciąż nowość, choć z roku na rok powstaje ich coraz więcej. Jednak firmy, które w tym zakresie świadczą swoje usługi, czerpią wiedzę z wieloletniego już doświadczenia firm zagranicznych, zwłaszcza zachodnich. Tam, rynek ten jest znacznie bardziej rozwinięty, a właściciele firm z wielką ochotą korzystają z takiego rozwiązania.
Od czego zacząć?
Pierwszym krokiem do założenia wirtualnego biura jest znalezienie kompetentnej firmy, świadczącej usługi w tym zakresie. Zanim wybierzemy tę, według nas najbardziej kompetentną, spiszmy wszystkie swoje potrzeby i zweryfikujmy, czy wybrany przez nas usługodawca je spełnia. Każdy decydujący się na wynajem wirtualnego biura musi wiedzieć, czego oczekuje i jaką kwotę finansową może na ów wynajem przeznaczyć. Dokonując wyboru firmy warto sprawdzić:
- dokładny adres biura,
- jakość obsługi,
- warunki ewentualnej umowy,
- godziny pracy,
- liczbę pracowników,
- koszty najmu.
Oprócz tego in plus będzie:
- możliwość obsługi korespondencji przez pracowników biura– tej mailowej i tradycyjnej;
- obsługa kurierskich przesyłek,
- kserowanie i skanowanie dokumentacji,
- wyposażenie stanowiska pracy,
- obsługa telefoniczna,
- ewentualna obsługa prawna,
- pomoc informatyczna.
Lokalizacja
Każdy przedsiębiorca decydujący się na wynajem wirtualnego biura otrzymuje adres rejestrowy. Wybór lokalizacji może okazać się kluczowy. Biuro w ekskluzywnym biurowcu w Warszawie, Łodzi czy Gdańsku wpłynie na renomę naszej działalności i da szansę na pozyskanie większej ilości klientów. Nie ma co się oszukiwać – dobra lokalizacja świadczy o prestiżu, rzetelności i wiarygodności w oczach innych.
Dla kogo opcja wirtualnego biura?
Bardzo trudno wyodrębnić konkretne branże, dla których usługa ta sprawdzi się najlepiej. Z reguły rozwiązaniem tym zainteresowani są przedsiębiorcy opierający swą działalność na handlu, pośrednictwie, czy projektowaniu czegoś na zamówienie. Usługobiorcy to zazwyczaj mobilne firmy, które nie potrzebują stałej siedziby, aby móc realizować swoje usługi. Jednak nie jest to reguła. Klientami wirtualnych biur są także duże firmy i przedsiębiorstwa, zwłaszcza zagraniczne, które pragną poszerzyć swoją działalność, a także Ci przedsiębiorcy, którzy w Polsce nie mieszkają na stałe.
Podstawowe korzyści
Dzięki wirtualnym biurom istnieje możliwość zredukowanie wielu kosztów. Ponadto oferowana obsługa sekretarska będzie nieocenioną pomocą we wszelkich sprawach biurowych, co pozwoli także skupić się przedsiębiorcy stricte na organizacji działalności. Dużym plusem jest także bieżące informowanie właściciela firmy o wszelkich przesyłkach, telefonach i korespondencji. Jeśli firma posiada kilka różnych oddziałów w całej Polsce, w przyszłości będzie mieć możliwość odtworzenia nowych oddziałów niskim kosztem.
Jaka umowa?
Umowa wynajęcia wirtualnego biura może być umową najmu, przechowywania bądź tez umową o świadczenie usług. Uzależnione jest to od treści całej umowy.
Wirtualne biura stają się coraz bardziej popularne. Należy pamiętać, by wybierać firmy renomowane o ugruntowanej już pozycji. Liczy się także cena, adres oraz pakiet oferowanych usług.
Źródło:
- Cambridge Business English Dictionary, New York: Cambridge University, Press 2011.
Wirtualne biuro to super opcja, sam mam więc polecam 😀